Pahami Cara Kerja dan Manfaat dari Sistem Informasi Cuti Pegawai Berbasis Web

TRIBUN-BALI.COM - Cuti merupakan salah satu hak karyawan yang wajib dipenuhi oleh setiap perusahaan.

Dengan mengambil cuti, karyawan berhak dibebaskan dari segala jenis tuntutan pekerjaan. Atasan di perusahaan karyawan bekerja dilarang keras untuk mengganggu mereka dengan tanggung jawab pekerjaan yang diberikan.

Selain itu, perusahaan juga harus memberikan hak cuti kepada karyawan dalam waktu yang layak dan sudah disepakati oleh Kementerian Ketenagakerjaan (Kemenaker).

Apabila menolak cuti karyawan, terdapat sejumlah hukum yang akan memberikan sanksi kepada perusahaan tersebut sebagai bentuk penyelewengan dan kesewenang-wenangan terhadap pegawai.

Salah satu sanksi yang diberikan terhadap perusahaan yang menolak cuti karyawan dapat berupa pembekuan usaha oleh negara.

Dalam pekerjaan, biasanya ada banyak jenis cuti yang diambil, seperti cuti sakit, cuti tahunan, cuti melahirkan, dan cuti pengasuhan anak.

Saat ingin mengambil cuti, karyawan dan perusahaan harus memahami dahulu mekanisme pengajuan dan pemberian cuti.

Apalagi jika menjabat sebagai staf Human Resource Development (HRD), kotak masuk electronic mail (e-mail) kamu mungkin akan banyak diisi dengan beberapa permintaan cuti dari karyawan.

Memeriksa saldo cuti atau memberikan persetujuan untuk permintaan cuti setiap karyawan di Google Spreadsheet mungkin akan membuang banyak waktu.

Menggunakan Google Spreadsheet untuk membantu proses pengajuan cuti mungkin masih cukup efektif dilakukan untuk tim kecil. Namun, penggunaan program ini dapat membuat pengelolaan cuti menjadi hal yang cukup rumit seiring dengan peningkatan skala perusahaan.

Selain itu, pengajuan cuti dengan sistem manual juga dapat membuat karyawan sulit mendapatkan persetujuan cuti karena manajer harus secara manual mengecek jatah cuti dan melihat daftar pengaju cuti.

Pengajuan cuti semakin memakan waktu jika karyawan harus membawa hardcopy permintaan cuti mereka kepada manajer dan staf HRD.

Pengajuan cuti dengan cara manual semakin rumit ketika karyawan menjadi lebih bergantung pada manajer karena mereka tidak memiliki akses untuk mendapatkan informasi cuti.

Pada era serba canggih seperti sekarang, saatnya mengesampingkan pekerjaan yang melelahkan dengan mengubah manajemen cuti manual menjadi sistem otomatis.

Perusahaan bisa membuat pengajuan cuti karyawan lebih mudah dengan sistem informasi cuti pegawai berbasis web. Lewat sistem ini, perusahaan dan karyawan bisa melihat sisa jatah cuti dan memungkinkan manajer memberikan persetujuan dengan lebih cepat dan mudah.

Do and don’t saat pengajuan cuti tahunan

Dari berbagai jenis cuti, karyawan setidaknya harus mengambil cuti tahunan untuk menikmati waktu dan kesenangan pribadi tanpa khawatir akan pekerjaan menunggu di kantor.

Selain refreshing, mengambil cuti tahunan juga bisa membuat karyawan kembali mendapatkan work-life balance. Itulah mengapa, cuti tahunan sangat direkomendasikan untuk para karyawan.

Namun, sebelum itu, kamu harus tahu beberapa hal yang boleh dan sebaiknya tidak dilakukan saat mengambil cuti tahunan.

Do

1. Prioritaskan liburanmu

Hal pertama yang perlu lakukan saat mengambil cuti tahunan adalah menyadari bahwa kamu membutuhkan dan berhak atas liburan. Jadikan hal ini sebagai salah satu kegiatan prioritas.  

Coba pikirkan saat kamu harus bekerja lembur dan memenuhi tenggat waktu untuk pekerjaan yang sangat mendesak. Jangan merasa bersalah mengambil cuti tahunan karena setiap pekerja berhak untuk itu.

2. Serahkan tanggung jawab

Sebelum mengambil cuti, pastikan kamu untuk menyerahkan tanggung jawab pekerjaan kepada rekan satu tim. Biarkan mereka mengambil keputusan sendiri tanpa bertanya akan pendapatmu.

Dengan begitu, kamu tidak memiliki segunung pekerjaan yang menunggu ketika kembali dari liburan.

3. Berikan pemberitahuan

Selain rekan kerja dan atasan, kamu harus menginformasikan pada klien atau pihak eksternal terkait saat akan berlibur.

Kamu bisa menginfokan cuti satu bulan sebelumnya, sehingga jika ada masalah akan bisa diselesaikan sebelum liburan.

Don’t

1. Memeriksa pekerjaan

Saat sedang cuti, jangan tergoda untuk membuka e-mail atau membuka obrolan grup kerja. Liburan kamu tidak ada gunanya jika masih mengecek pekerjaan. Singkirkan gadget dan nikmati liburanmu!

2. Mengambil hutang

Hal kedua yang tidak boleh kamu lakukan adalah mengambil hutang. Berutang justru akan membuat Anda semakin stres saat kembali bekerja.

Kamu tidak perlu pergi ke Maladewa atau Hollywood untuk menikmati hari libur. Dengan pergi ke taman atau pantai terdekat itu sudah cukup untuk menikmati waktu luang liburan.

 3. Menggunakan waktu liburan untuk hal lain

Kamu harus menggunakan waktu liburan dengan baik. Jangan sampai kesempatan ini tertunda hanya karena melakukan hal lain seperti bersih-bersih rumah. Memang ini adalah hal penting, tetapi kamu bisa menundanya saat punya kesempatan liburan weekend atau hari lainnya.

Apabila kamu sudah memahami hal apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat mengambil cuti tahunan, maka kini saatnya untuk menentukan waktu vakansi.

Namun, sebelum mengambil cuti tahunan, karyawan biasanya harus pergi ke departemen HRD dan menanyakan apakah dapat mengambil cuti tahunan.

Proses pengambilan cuti tahunan tersebut bisa menjadi proses yang melelahkan. Belum lagi, HRD harus memeriksa apakah kamu masih memiliki hak cuti tahunan?

Lebih melelahkan lagi, kamu harus menunggu manajer untuk memeriksa apakah tanggung jawab pekerjaan dapat ditangani oleh tim.

Namun tenang, kamu tidak perlu khawatir. Proses panjang saat pengajuan cuti bisa dipermudah dengan Talenta by Mekari.

Melalui Talenta by Mekari, kamu dapat memeriksa saldo cuti, mengajukan cuti, dan mendapat informasi persetujuan maupun penolakan cuti hanya dari smartphone.

Sistem digital dalam pengelolaan cuti

Talenta by Mekari menganut sistem digital dalam pengelolaan cuti. Program ini dihadirkan berupa aplikasi berbasis web yang secara aksesibilitas lebih mudah digunakan.

Karyawan dapat mengajukan cuti tanpa proses panjang, begitu pula perusahaan bisa melihat pengajuan maupun memberikan cuti secara lebih mudah.

Manajer atau staf HRD tidak perlu memeriksa saldo cuti setiap karyawan, karena sistem sudah secara otomatis memperbarui informasi cuti.

Dengan menggunakan sistem otomatis, karyawan akan mendapatkan notifikasi apabila pengajuan cuti mereka disetujui atau ditolak.

Selain itu, karyawan dapat melampirkan surat keterangan kesehatan jika diperlukan saat ingin mengambil cuti.

Penggunaan aplikasi tersebut juga dapat mengurangi penggunaan kertas yang berlebihan untuk mengajukan cuti.

Melalui sistem digital, perusahaan dapat mempercepat proses pembayaran gaji karyawan. Sebab, sistem akan secara otomatis melacak pola cuti dan mendapatkan data hari kerja dan menghitung gaji masing-masing karyawan.

Dengan sistem manajemen cuti, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya karena memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas mereka. Hal ini juga dapat dipakai dalam menghilangkan cara manual untuk mencatat dokumen cuti.

Cara kerja sistem informasi cuti pegawai berbasis web

Sistem informasi cuti pegawai berbasis web dapat memberikan kemudahan baik bagi karyawan maupun pengelola perusahaan.

Penggunaan sistem aplikasi tersebut sangat berguna bagi tim HRD untuk pengelolaan hak cuti karyawan secara lebih akurat. Hal ini penting karena ketentuan pemberian cuti yang tepat akan memudahkan perusahaan dalam membuat keputusan.

Ketentuan cuti karyawan di perusahaan pada umumnya tergantung pada seberapa lama karyawan sudah bekerja dan tingkat jabatan karyawan.

Informasi tentang kebijakan cuti karyawan dapat diakomodasi melalui sistem informasi cuti pegawai berbasis web.

Selaku admin, tim HRD dapat mencantumkan atau mengelola informasi terkait kebijakan cuti perusahaan dalam aplikasi tersebut.

Penggunaan aplikasi cuti dapat didukung dengan pemberian akses khusus karyawan untuk dapat memanfaatkan aplikasi tersebut.

Apabila karyawan dapat mengakses aplikasi secara langsung, maka pengajuan cuti dapat dilakukan tanpa perlu membuat surat cuti yang merepotkan.

Kemudahan tersebut dapat dinikmati oleh karyawan dan pengelola perusahaan. Ini karena segala informasi personal karyawan sudah terintegrasi dalam satu aplikasi.

Selain memungkinkan setiap karyawan memiliki akses khusus pada sistem informasi cuti pegawai berbasis web, aplikasi ini akan lebih baik jika dapat diakses melalui aplikasi berbasis mobile.

Artinya, baik karyawan maupun pengelola perusahaan dapat melakukan pemantauan serta pengajuan cuti secara lebih mudah, hanya bermodalkan smartphone dan koneksi internet.

Manfaat penggunaan sistem informasi cuti pegawai berbasis web

Terdapat beberapa manfaat yang dapat dirasakan dari penggunaan sistem informasi cuti pegawai berbasis web.

1. Koordinasi antara karyawan dan pengelolaan perusahaan dapat dilakukan secara langsung

Manfaat pertama penggunaan sistem informasi cuti pegawai berbasis web adalah karyawan dan pengelolaan perusahaan dapat saling berkoordinasi secara langsung meskip pengajuan cuti dilakukan secara mendadak.

Dengan menggunakan sistem aplikasi tersebut, karyawan dapat mengajukan cuti saat itu juga.

Kemudian pengajuan cuti tersebut akan masuk pada sistem, sehingga dapat dilihat oleh atasan untuk ditindaklanjuti secara langsung.

2. Pengajuan cuti dapat terlacak pada sistem absen kantor secara langsung

Manfaat kedua adalah pengajuan cuti yang dilakukan menggunakan sistem informasi cuti pegawai berbasis web dapat terlacak pada sistem absen kantor secara langsung.

Dengan begitu, atasan dapat mengambil keputusan terkait pendelegasian tugas pada karyawan lain secara lebih cepat.

3. Proses pengajuan dan pemberian persetujuan cuti karyawan lebih menghemat waktu

Penggunaan teknologi informasi semakin memberikan kemudahan dalam perusahaan, terutama perihal waktu. Perusahaan harus menggunakan sistem aplikasi pengajuan cuti secara online karena dapat menghemat waktu.

Ketiga manfaat dari penggunaan sistem informasi cuti pegawai berbasis web bisa Anda temukan dalam Talenta by Mekari.

Dengan HR Software Talenta by Mekari, Anda bisa mengelola manajemen perusahaan Anda secara lebih terintegrasi. Mulai dari absensi online, cuti online, perhitungan gaji atau payroll, hingga pengajuan reimbursement.

Talenta by Mekari juga sudah memiliki aplikasi mobile yang dapat diakses kapan dan di mana saja.

Karyawan pun dapat dengan mudah melakukan pengajuan cuti secara online dengan akun khusus yang mereka miliki secara realtime.

Tunggu apalagi? Segera permudah proses cuti karyawan Anda dengan aplikasi HR Software Talenta by Mekari sekarang!