TRIBUN-BALI.COM - System application and product in data processing (SAP) adalah sistem yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi maupun perusahaan secara otomatis.

Sistem SAP terdiri dari berbagai macam program maupun sub-program. SAP membuat dan menggunakan advanced business application programming (ABAP) sebagai bahasa pemrograman untuk memantau aktivitas komputer dalam melakukan transaksi bisnis atau berbagai analisis lainnya.

Pengertian program SAP

SAP merupakan sebuah perangkat lunak berbasis enterprise resources planning (ERP) yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk melakukan aktivitas manajemen menjadi lebih efektif dan efisien

Program SAP terdiri dari bermacam-macam modul yang mampu menjalankan berbagai fungsi berbeda sesuai dengan perintah yang diberikan.

Jenis modul yang tersedia di software SAP secara umum adalah human resources, modul logistic, dan modul finance. Setiap modul masih memiliki sub-modul lain yang jumlahnya sangat banyak.

Dengan jumlah modul yang banyak mustahil bagi perusahaan untuk mengerjakan secara manual jika menginginkan kinerja efisien.

Semua modul tersebut saling reintegrasi untuk menyajikan data yang akurat dan langsung kepada penggunanya. 

Berbagai data tersebut, nantinya akan diambil dan dikelola dalam database perusahaan untuk menjalankan roda operasional secara lebih efektif pada praktik sehari-hari.

Modul di dalam program SAP berisi tentang instruksi terstruktur dengan penulisannya menerapkan ABAP. Bahasa pemrograman bertugas untuk mengontrol perilaku dari komputer yang telah diinstal software SAP, sehingga mampu merekam gerak bisnis dan melakukan berbagai fungsi analisis.

Saat program SAP dioperasikan, maka akan muncul beberapa fungsi khusus, seperti di bidang procurement, sales order, dan warehouse management.

Siapa yang memakai program SAP?

Program SAP biasanya digunakan oleh industri atau perusahaan karena harga software ini tergolong mahal. Apalagi, software SAP memiliki fungsi utama mekanisasi proses bisnis.

Kinerja program SAP akan lebih maksimal jika dipakai untuk perusahaan multinasional. Tidak heran jika sistem ini diterapkan pada hampir seluruh perusahaan raksasa global karena menawarkan skalabilitas yang cukup canggih.

Hal tersebut menjadi alasan mengapa software SAP sangat jarang digunakan untuk personal computer (PC) pribadi.

Meski terbilang penting, tetapi tidak semua perusahaan memerlukan program SAP. Mayoritas perusahaan kecil maupun menengah menganggap bahwa fungsi yang ditawarkan perangkat lunak ini terlalu canggih untuk kebutuhan bisnis mereka.

Terdapat program alternatif yang lebih terjangkau dan sederhana dibandingkan software SAP. Proram ini lebih cocok digunakan oleh perusahaan yang belum mempunyai anggaran besar untuk memperkuat sistem information technology (IT).

Cara mengoperasikan program SAP

Program SAP terdiri dari beberapa level dan seluruh pengoperasiannya dilakukan melalui graphical user interface (GUI). Sistem ini dapat menginput data ataupun membaca berbagai informasi yang diperoleh dari database.

Dengan kerumitan dalam pengoperasiannya, tidak semua orang dapat mengoperasikan program SAP. Oleh karena itu, perusahaan lebih sering menyewa konsultan SAP untuk menanamkan program dan memberikan pelatihan kepada karyawan yang dipercaya sebagai pengawas.

Pelatihan tersebut sangat diperlukan agar pengguna bisa mengoperasikan program SAP dengan baik. Itulah mengapa seorang konsultan SAP juga harus memiliki keterampilan yang tinggi dan memperkaya pengalaman dalam mengoperasikan program ini.

Manfaat menggunakan program SAP

Terdapat berbagai manfaat yang bisa didapatkan jika perusahaan menerapkan SAP dalam operasionalnya.

1. Manajemen data lebih efisien

Manfaat pertama menggunakan SAP adalah dapat mengatur data secara efisien. Setiap perusahaan atau organisasi pasti sepakat bahwa menyimpan seluruh data di media yang aman sangat penting dilakukan.

SAP akan mengumpulkan seluruh data perusahaan dalam suatu tempat dan mengelolanya dengan baik, sehingga mudah dibuka kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

2. Bisnis menjadi lebih efisien

SAP memperkenalkan teknologi yang lebih cerdas dan canggih untuk mengumpulkan banyak data serta mengisi database dengan efisien. Program SAP tidak hanya memudahkan operasional bisnis, tetapi juga memberikan efisiensi secara lebih optimal.

3. Keamanan data meningkat

Manfaat mengaplikasikan SAP selanjutnya adalah meningkatkan keamanan data perusahaan. Sistem ini dapat meningkatkan kualitas beserta akurasi data.

Tak hanya itu, SAP juga mampu memberikan proteksi yang lebih baik dengan menggunakan firewall serta internal security system.

4. Bisa disesuaikan dengan kebutuhan

Kebutuhan setiap perusahaan cenderung berbeda, untuk itu SAP dirancang menyesuaikan dengan-masing sistem. Rancangan program ini juga mempertimbangkan keperluan departemen maupun operasional.

Selain itu, SAP diketahui cukup fleksibel dan serbaguna, sehingga setiap karyawan dapat mengakses program ini dengan mudah.

Pengaturan program tersebut sangat mudah karena terdapat berbagai modul untuk setiap divisi perusahaan. Misalnya, seperti divisi penjualan, sirkulasi, administrasi, dan akuntansi.

5. Mempercepat pertumbuhan bisnis

Software SAP menghasilkan informasi atau data yang bersifat detail, akurat dan real-time. Hal ini membuat perusahaan mampu memperbaharui informasi dengan berbagai kondisi terkini di perseroan.

Hal tersebut tentu sangat memudahkan perusahaan untuk mengambil keputusan, sehingga lebih objektif dan tepat sasaran.

Dampak positif yang ditimbulkan dari penerapan SAP adalah perusahaan mampu tumbuh dengan lebih cepat dan progresif dibanding perusahaan kompetitor.

6. Bisnis lebih konsisten

Software SAP sangat membantu untuk meminimalisir berbagai kesalahan atau human error.

Dengan begitu, perusahaan tidak perlu khawatir karena SAP mampu mengendalikan operasional dengan konsisten dan sesuai standard operating procedure (SOP) yang berlaku.

7. Bisnis lebih berkualitas

Manfaat program SAP ketujuh adalah membuat bisnis lebih berkualitas. Hal ini dapat terwujud karena software SAP hanya menghadirkan informasi yang akurat dari setiap aspek.

Terlebih SAP mampu menghasilkan data atau informasi bersifat real-time, sehingga kualitas bisnis dari perusahaan bisa lebih meningkat dengan cepat.

8. Data perusahaan lebih mudah dikelola

Data perusahaan akan lebih mudah dikelola jika menggunakan program SAP, karena setiap modul pada program ini saling terintegrasi.

Apabila ada satu modul yang berubah, maka modul lainnya akan mampu menyesuaikan data secara otomatis.

Teknologi mutakhir itulah yang menjadikan SAP sangat bermanfaat dari sisi real-time processing untuk berbagai jenis bisnis besar dengan banyak data yang terlalu rumit jika dikerjakan manual.

Manfaat program SAP tersebut akan memungkinkan bisnis Anda dalam menghasilkan laporan secara akurat dengan durasi yang singkat.

9. Transparansi data

Manfaat SAP berikutnya adalah memungkinkan kehadiran transparansi data perusahaan. Hal ini karena setiap karyawan yang terlibat dalam pengelolaan data tersebut dapat memantau seluruh data yang diolah.

Saat terjadi suatu perubahan kecil, maka setiap karyawan juga akan mengetahui siapa saja pihak yang menambah atau mengurangi data tersebut.

10. Efisiensi monitoring

Keuntungan program SAP selanjutnya adalah meningkatkan efisiensi dalam kegiatan monitoring. Perusahaan bisa memantau seluruh kegiatan divisi dengan hanya satu alat yang telah saling terintegrasi.

Dengan banyaknya divisi yang berbeda, kegiatan monitoring dipastikan akan berjalan lebih efisien dan tidak akan menyita banyak waktu. Keuntungan inilah yang harus dipertimbangkan dalam memasang software SAP.

11. Meningkatkan pelayanan konsumen

Dengan menggunakan SAP, perusahaan dapat memperoleh banyak data secara lengkap, mulai dari praproduksi sampai pascaproduksi. Hal ini juga dapat memberikan informasi yang konkret dalam merespons permintaan konsumen.

Tak hanya itu, data-data yang terkumpul juga bisa dimanfaatkan untuk menyikapi tren pasar dan persaingan bisnis yang ada.

Oleh karena itu, Anda harus tetap mempertahankan keunggulan dan mengoptimalkan layanan konsumen dengan lebih baik lagi.

Implementasi program SAP

Terdapat lima contoh implementasi program SAP, baik di perusahaan dan industri.

1. Manajemen gudang

Contoh implementasi program SAP yang pertama adalah untuk manajemen gudang. Dengan penerapan software ini, maka manajer gudang akan lebih terbantu karena segala kebutuhan pengelolaan gudang terpenuhi.

Tak hanya itu, beberapa opsi manajemen gudang juga dapat dikembangkan, seperti manajemen produksi, pemrosesan, penyimpanan, dan operasional.

2. Mengelola hubungan dengan pelanggan

Siapa sangka jika program SAP dapat diimplementasikan untuk menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan. Hal ini memang tidak mengherankan, mengingat SAP menyediakan sistem manajemen relasi pelanggan.

Fitur tersebut memungkinkan seorang profesional customer relationship management (CRM) untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan berbagai aktivitas pelanggan, seperti layanan pelanggan, penjualan, pemasaran, perdagangan, dan lainnya.

3. Manajemen SDM

Sumber daya manusia (SDM) adalah suatu hal yang sangat penting dalam menunjang jalannya roda bisnis. Dengan menggunakan SAP, maka segala alat yang diperlukan dalam mendukung kinerja SDM akan bisa berjalan lebih optimal.

Seorang profesional human resources (HR) bisa memperoleh data tentang karyawan yang berasal dari software SAP. Data ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan apakah HR akan menerima atau memberhentikan karyawan.

Selain itu, manajemen SDM pada SAP juga bisa digunakan untuk mengelola personalia, organisasi, administrasi, pengembangan karyawan, pembagian gaji, dan manajemen waktu.

4. Manajemen proyek

Selain memberikan kemudahan dalam manajemen SDM, software SAP juga dapat diimplementasikan untuk manajemen proyek.

Setiap perusahaan tentu memiliki proyek pekerjaan, baik skala kecil maupun besar. SAP menghadirkan manajer proyek dengan berbagai alat yang dibutuhkan. Adapun manajemen proyek yang berkaitan dengan software SAP, yaitu seperti perencanaan, eksekusi, hingga proyek.

5. Manajemen keuangan dan akuntansi

Tak hanya manajemen proyek, SAP juga bisa diimplementasikan untuk manajemen keuangan dan akuntansi.

Seperti diketahui, software SAP menghadirkan rangkaian manajemen keuangan lengkap dan sistem akuntansi yang memadai. Hal ini dapat menjadi suatu alat atau tools perusahaan untuk melacak perputaran keuangan dalam periode tertentu.

Sistem manajemen finansial perusahaan biasanya mencakup perencanaan, analisis keuangan, akuntansi, utang piutang, manajemen pajak, dan pengelolaan kas.

Contoh program SAP

Terdapat beberapa contoh program SAP yang bisa dijadikan opsi terbaik untuk digunakan dalam perusahaan.

1. Mekari Talenta

Mekari Talenta merupakan program SAP yang dirancang untuk memudahkan berbagai tugas HR dalam mengatur administrasi pegawai.

Ada beberapa fitur yang disediakan Mekari Talenta, yakni evaluasi performa karyawan, pinjaman karyawan, pengajuan cuti, absensi online, hingga distribusi gaji.

2. Mekari Qontak

Mekari Qontak merupakan program yang dirancang untuk mengelola data konsumen secara detail dan akurat. Data-data ini bisa digunakan untuk mengoptimalkan layanan konsumen dan memaksimalkan kualitas produk demi kepuasan konsumen.

3. Mekari Jurnal

Mekari Jurnal mempunyai berbagai fitur menarik yang memudahkan kegiatan bisnis, terutama dalam pengelolaan keuangan dan inventory.

Software Mekari Jurnal mampu meminimalisir kesalahan dan sangat mudah digunakan oleh pengguna. Program ini sangat cocok diimplementasikan dalam bisnis skala menengah maupun besar.

Setelah menyimak pemaparan yang telah dijelaskan, bisa disimpulkan bahwa menggunakan program SAP sangat penting untuk kemajuan dan perkembangan suatu bisnis.

Menemukan program SAP yang tepat sesuai kebutuhan tidak akan sulit untuk dilakukan karena banyak modul menarik dari Mekari bisa Anda. Dijamin program ini tidak akan membuat Anda menyesal!