TRIBUN-BALI.com - Sistem penggajian pegawai yang terorganisasi merupakan salah satu indikator perusahaan mempunyai manajemen bisnis yang baik.

Sebab, bila perusahaan sudah tidak dipusingkan dengan penggajian maka bagian manajerial dapat lebih fokus pada pengembangan perusahaan.

Mengatur sistem penggajian secara efektif bisa dipengaruhi oleh berbagai hal, salah satunya dari penggunaan aplikasi gajian. Melalui aplikasi ini, perusahaan dapat memberikan upah secara tepat waktu dengan jumlah yang sesuai.

Dengan sistem penggajian terstruktur, karyawan pun akan memberikan nilai kepuasan tersendiri yang berpengaruh pada peningkatan kinerja dan produktivitas perusahaan.

Untuk mewujudkan hal tersebut, perusahaan juga harus tahu tentang regulasi, variabel, dan komponen yang ada dalam penggajian pegawai.

Sebagai manajerial perusahaan, Anda bisa meluangkan waktu sejenak untuk mengetahui lebih dalam tentang sistem penggajian pegawai.

Pengertian dan manfaat sistem penggajian pegawai

Sistem penggajian atau payroll merupakan sebuah proses pembayaran upah yang dilakukan perusahaan, dalam hal ini manajerial kepada pegawainya.

Sistem payroll akan disusun berdasarkan skema yang dilakukan dalam jangka waktu atau periode tertentu sesuai kesepakatan.

Undang-undang (UU) Ketenagakerjaan secara umum tidak memiliki informasi rinci tentang kapan waktu untuk pembayaran gaji.

Akan tetapi, peraturan tersebut mengatur bahwa perusahaan wajib membayarkan upah karyawan sesuai dengan jangka waktu yang sudah disepakati. Perusahaan akan mendapat sanksi atau denda apabila sampai lalai dalam hal penggajian karyawan.

Salah satu payung hukum yang mengatur tentang sistem penggajian di Indonesia adalah Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.

Adanya payung hukum, karyawan atau pegawai tidak perlu khawatir lagi apabila hak mereka tidak diberikan sebagaimana mestinya.

Manfaat sistem penggajian pegawai

Sistem penggajian pegawai secara efektif akan sangat membantu kinerja bagian human resources (HR) dan keuangan, karena tidak perlu menghitung gaji karyawan secara manual.

Melansir Mekari.com, ada beberapa manfaat dari penggunaan sistem payroll yang sudah ditunjang oleh aplikasi gajian.

1. Lebih hemat waktu

Aplikasi gajian mempunyai beberapa fitur canggih yang akan memudahkan proses penggajian.

Contohnya, bila ada pegawai atau karyawan yang tidak berangkat kerja karena cuti, sakit atau izin, maka sistem secara otomatis akan mencatatnya.

Selain itu, sistem juga akan memotong gaji karyawan secara otomatis berdasarkan jumlah hari saat tidak masuk kerja. Dalam kondisi ini, bagian HR hanya perlu memantau dan memastikan apakah data yang tercatat sesuai dengan kenyataan yang terjadi.

2. Meminimalisasi kesalahan

Sistem penggajian pegawai yang telah terintegrasi pada aplikasi gajian juga akan meminimalisir kesalahan atau human error.

Kesalahan tersebut, khususnya dalam hal perhitungan karena penggajian pegawai telah dilakukan secara otomatis.

3. Pengaturan dapat disesuaikan dengan kebutuhan

Setiap perusahaan biasanya mempunyai sistem penggajian yang berbeda-beda untuk karyawan.

Dengan software payroll, Anda dapat memilih fitur yang dibutuhkan untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Namun, alangkah lebih baik jika Anda memilih software dari vendor atau pengembang terpercaya agar mendapatkan support dalam penggunaan perangkat lunak ini.

4. Memudahkan dalam proses penyusunan formulir pajak

Selain mengatur penggajian, sistem payroll juga mempunyai fitur penyusunan formulir pajak. Seperti diketahui, gaji karyawan juga dapat terkena pajak apabila mencapai nilai tertentu.

Setelah semua data yang diperlukan sudah dimasukkan, sistem payroll akan membuat dan mengirimkan formulir pajak ke pihak yang membutuhkan.

5. Mengetahui laporan gaji

Selain perusahaan, sistem penggajian juga mempunyai manfaat untuk karyawan. Melalui sistem ini, mereka dapat mengetahui apa saja komponen dalam upahnya secara terperinci.

Sistem penggajian akan mengirimkan slip gaji secara otomatis yang memuat berbagai info, seperti gaji pokok, insentif, tunjangan, uang lembut, potongan, hingga iuran atau asuransi. Informasi lengkap ini dapat menjadi salah satu motivasi karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka.

Regulasi sistem penggajian pegawai di Indonesia

Payung hukum sistem penggajian di Indonesia sendiri diatur dalam PP Nomor 78 Tahun 2015 yang mengharuskan perusahaan untuk menaatinya.

PP Nomor 78 Tahun 2015 tersusun atas 66 pasal mengenai sistem penggajian pegawai.

Hal penting yang dimuat dalam peraturan tersebut adalah tentang komponen gaji dengan penyusunan gaji pokok atau tetap, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap.

Sementara itu, dasar penetapan upah pegawai dimuat dalam PP Nomor 78 Tahun 2015 Pasal 12 yang berbunyi penggajian ditentukan berdasarkan satuan waktu.

Contoh penetapan upah tersebut, seperti menggunakan satuan bulanan untuk pekerja tetap dan hasil untuk pekerja lepas atau freelancer.

Dalam PP Nomor 78 Tahun 2015 juga mengatur tentang berbagai situasi, yaitu gaji dapat tidak dibayarkan dengan alasan pegawai tidak masuk kerja maupun tidak dapat melaksanakan tugas karena faktor tertentu.

Dalam hal tersebut, setiap perusahaan wajib mematuhi tentang standar upah minimum yang diatur dalam PP Nomor 78 Tahun 2015 Pasal 41. Akan tetapi, standar upah minimum untuk bisnis dalam skala mikro dan kecil dapat disesuaikan dengan kondisinya.

Struktur dalam skala gaji juga diharuskan untuk memperhatikan beberapa faktor, seperti golongan, jabatan, pendidikan, masa kerja hingga kompetensi tenaga kerja.

Dalam PP Nomor 78 Tahun 2015 Pasal 36 juga memuat tentang penghitungan pajak penghasilan.

Alur kerja sistem penggajian pegawai

Sistem penggajian tentunya akan melibatkan beberapa pihak di dalam perusahaan. Adapun pihak ini, yaitu bagian sumber daya manusia (SDM), keuangan, dan akuntansi.

Alur penggajian dimulai dari bagian SDM yang akan menghitung gaji setiap pegawai di perusahaan berdasarkan variabel atau komponen yang telah ditentukan.

Variabel yang dimaksud adalah seperti pangkat atau jabatan, total jam kerja, cuti, izin, iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, hingga pajak penghasilan.

Dalam hal penghitungan, bagian SDM juga bertugas untuk memperbaharui data induk sistem penggajian. Contohnya menghapus nama pegawai yang telah resign atau pensiun dari daftar karyawan.

Data yang telah disusun tersebut kemudian akan diteruskan ke bagian keuangan untuk diverifikasi dan disetujui atasan terkait.

Setelah disetujui, maka upah karyawan bisa segera diproses dan dicairkan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Bagian akuntansi nantinya akan mengeksekusi langsung penggajian pegawai menggunakan metode yang telah diatur, yaitu tunai atau transfer.

Sistem tersebut juga akan menangani pembayaran premi asuransi serta melaporkan pajak. Semua proses ini akan tercatat di dalam sistem dengan rapi.

Tips kelola penggajian pegawai secara efektif

Mengintegrasikan sistem penggajian pegawai secara efektif akan berdampak langsung pada kesehatan keuangan perusahaan.

Sebab bagi sebagian perusahaan, anggaran untuk upah tenaga kerja menjadi pos terbesar dalam pengeluaran korporasi.

Untuk mengatur sistem penggajian agar lebih efisien, Anda bisa menyimak  beberapa tips berikut ini.

1. Tetapkan tenggat waktu secara spesifik

Dari sedikit penjelasan mengenai sistem penggajian, Anda pasti paham bahwa ini merupakan proses yang cukup rumit dan panjang.

Oleh karena itu, manajerial perlu menetapkan tenggat waktu setiap proses penggajian dengan spesifik agar pembayaran gaji bisa dilakukan tepat waktu.

Contohnya, Anda bisa memberikan batas waktu penyelesaian slip gaji hingga diverifikasi untuk dicairkan oleh bagian akuntansi.

2. Tingkatkan kemampuan tim

Seperti yang sudah dijelaskan, dalam sistem penggajian diperlukan beberapa orang atau tim di dalamnya.

Oleh karenanya setiap tim atau individu yang terlibat harus paham mengenai gambaran umum maupun teknis terkait penggajian. Untuk melatih pemahaman ini, Anda bisa memberikan pelatihan mengenai sistem penggajian secara efektif.

3. Pahami dan perbaharui regulasi terbaru

Sebelumnya juga telah disebutkan bahwa sistem penggajian harus sesuai dengan regulasi yang berlaku. Selain kekompakan, tim yang terlibat harus memahami tentang regulasi ini.

Tim manajerial harus memastikan dokumen terkait regulasi korporasi, baik regulasi lama maupun adanya perubahan regulasi, seperti perusahaan pindah lokasi baru.

4. Menggilir jobdesk anggota tim

Setiap anggota dalam tim biasanya hanya menguasai tugas sesuai jobdesk masing-masing dan kurang mengetahui tugas rekan lainnya.

Kebiasaan tersebut dapat menjadi masalah jika ada anggota dalam tim yang tidak masuk kerja karena sakit, cuti atau izin, bahkan resign.

Adanya situasi tersebut membuat pekerjaan dapat tersendat. Belum lagi jika harus melatih orang baru akan membutuhkan lebih banyak waktu.

Sebagai solusi Anda bisa menggilir jobdesk dalam satu tim ke setiap anggota yang ada sehingga semua orang dapat melakukan pekerjaan dalam tim tersebut.

5. Transparan pada karyawan

Gaji merupakan salah satu faktor utama yang mempengaruhi kepuasan karyawan. Tidak hanya jumlah, mekanisme gaji yang transparan juga bisa meningkatkan kepuasan karyawan.

Mekanisme gaji yang transparan mencakup bagaimana proses penggajian tersebut, penggolongan, perhitungan bonus, dan insentif. Adanya sistem ini juga dapat meminimalisasi konflik antar karyawan dengan tim SDM maupun keuangan.

6. Minta masukan dari karyawan

Selain berusaha transparan, meminta masukan dari karyawan terkait penggajian juga bisa dilakukan.

Tips tersebut bisa dilakukan dengan bertemu tatap muka langsung maupun membagikan formulir survei tentang sistem penggajian pegawai yang berjalan.

Apabila terdapat saran yang masuk akal dan layak dari karyawan, manajerial bisa menyimpan hal ini untuk dipertimbangkan sebagai peraturan baru.

7. Evaluasi proses penggajian

Penerapan sistem yang langsung sempurna sejak awal termasuk penggajian menjadi hal yang tidak mungkin ada.

Setelah penerapan berjalan, manajerial akan mengetahui berbagai kelebihan dan kekurangan sistem penggajian. Dari sini, manajerial bisa melakukan evaluasi untuk memperbaiki kekurangan dari sistem.

8. Otomatisasikan pekerjaan sebanyak mungkin

Jumlah staf yang terbatas tentunya akan menjadi tantangan tersendiri dalam mengelola penggajian.

Untuk mengatasinya, perusahaan harus lebih banyak menerapkan pekerjaan secara otomatis.

Apalagi, sekarang telah banyak vendor dan pengembang aplikasi gajian khusus untuk berbagai proses bisnis perusahaan. Anda bisa memanfaatkan hal ini untuk melakukan pekerjaan di perusahaan secara otomatis sebanyak mungkin.

Sistem penggajian pegawai lewat Mekari Talenta

Penerapan pekerjaan secara otomatis akan membuat sistem penggajian pegawai semakin efektif dan efisien. Salah satu aplikasi gajian yang bisa mewujudkan hal ini adalah Mekari Talenta.

Mekari merupakan vendor atau pengembang berbagai aplikasi gajian khusus untuk berbagai proses bisnis perusahaan.

Melalui aplikasi gajian Mekari Talenta, proses bisnis Anda dapat berjalan lebih efisien. Hal ini telah dibuktikan oleh banyak klien Mekari sebagai pengguna aplikasi gajian ini.

Mekari Talenta dapat memproses perhitungan gajian secara otomatis. Terlebih, aplikasi ini memiliki berbagai fitur yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Aplikasi gajian Mekari Talenta juga dapat diintegrasikan dengan proses bisnis lainnya, seperti absensi, akuntansi, hingga perpajakan perusahaan.

Dengan tampilan yang modern dan user friendly, Mekari Talenta akan memudahkan pengguna dalam mengoperasikan aplikasi gajian.

Untuk keamanan, Mekari Talenta sudah mengantongi sertifikat ISO 27000 dan berbasis cloud. Dengan begitu, Anda tidak perlu khawatir soal kehilangan data maupun mengalami kerusakan gadget.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai Mekari Talenta, Anda bisa mengunjungi laman https://www.talenta.co/.

Anda juga bisa mengunjungi website Mekari untuk ingin mencoba trial produk lainnya secara gratis selama 14 hari.