Mengenal Manajemen Kinerja Pegawai: Pengertian, Komponen dan Cara Mengoptimalkannya

TRIBUNBALI.COM – Karyawan merupakan salah satu roda penggerak perusahaan atau organisasi. Karyawan menjadi mata rantai penting dalam mencapai tujuan perusahaan atau organisasi.

Oleh karenanya, kinerja karyawan perlu dimaksimalkan agar perusahaan atau organisasi mampu bergerak lebih cepat dan efektif dalam meraih target yang ingin dicapai.

Salah satu cara yang layak untuk meningkatkan hasil kerja dari karyawan adalah melalui performance management atau manajemen kinerja.

Secara ringkas, manajemen kinerja adalah sebuah upaya komunikasi antara atasan dengan karyawannya yang dijalani secara kontinyu.

Pengertian manajemen kinerja

Manajemen kinerja adalah sebuah upaya komunikasi antara atasan dengan karyawan yang dilakukan secara terus-menerus guna mencapai target atau visi utama perusahaan.

Oleh karena itu, setiap perusahaan ataupun organisasi harus bisa menjalankan performance management dengan efektif.

Di sisi lain, manajemen kinerja dapat membantu penyelarasan karyawan dengan sejumlah sumber daya lainnya dalam perusahaan yang bersangkutan.

Dengan begitu, tujuan perusahaan mampu diraih dengan baik dan optimal.

Komponen sistem manajemen kinerja

Melansir The Balance Careers, sistem manajemen kinerja terdiri dari sejumlah komponen penting sebagai berikut.

- Pembuatan deskripsi atau penjabaran kerja secara jelas sesuai dengan yang telah direncanakan saat perekrutan pekerja.

- Memilih calon pegawai yang dapat memenuhi persyaratan untuk diwawancara.

- Menjalani sesi wawancara pada calon pekerja sebagai upaya seleksi dan kelayakan untuk bisa dilanjutkan ke tahap selanjutnya.

- Menanyai calon karyawan mengenai kesanggupan dalam meraih target atau tujuan perusahaan serta memenuhi job desc atau deskripsi pekerjaan sesuai ketetapan sebelumnya.

- Menjalani seleksi pada calon karyawan melalui sejumlah proses dan tahapan yang berlandaskan pada budaya perusahaan.

- Memberi penawaran pekerjaan terhadap calon karyawan terpilih, termasuk menjelaskan kelebihan perusahaan, gaji, tunjangan, fasilitas, dan lain-lain (dll).

- Menyambut pegawai baru melalui aktivitas orientasi, pengenalan pada mentor atau atasan, serta budaya perusahaan.

- Menciptakan standar kinerja sesuai ukuran pada karyawan terpilih.

- Memberikan fasilitas pelatihan.

- Memberikan pembinaan serta timbal balik pada karyawan.

- Berdiskusi terkait pengembangan kinerja secara rutin dengan karyawan.

- Menyusun sistem penghargaan khusus terkait sejumlah pencapaian maupun kontribusi dari karyawan.

- Menawarkan pengembangan atau promosi karier, seperti, transfer karyawan, pergeseran posisi, dan lain sebagainya.

- Melakukan evaluasi serta mencari tahu penyebab saat terdapat karyawan yang melakukan resign.

Komponen di atas tidak bisa dipukul rata harus dimiliki setiap jenis perusahaan. Meski begitu, secara prinsip dan unsur, mayoritas perusahaan atau organisasi mempunyai komponen-komponen tersebut guna menciptakan performance management yang baik.

Siklus manajemen kinerja

Manajemen kinerja memiliki empat siklus dalam prosesnya. Beberapa yang perlu diketahui, diantaranya.

1. Perencanaan

Tahap perencanaan dilakukan pihak manajemen bersama direktur perusahaan untuk membuat tujuan serta hal-hal yang ingin dicapai perusahaan.

Diskusi tersebut akan menghasilkan perencanaan manajemen kinerja, baik dalam jangka pendek, jangka panjang, maupun secara keseluruhan.

Tahapan ini perlu dilakukan dengan matang agar karyawan memiliki panduan atau petunjuk dalam merancang seluruh tujuan dengan lebih mendetail.

Berbagai tujuan dalam siklus perencanaan ini tak melulu soal strategi bisnis, bisa juga mengenai indikator pencapaian dari performa karyawan di sebuah tim, sebagai contoh, target, tugas, tindakan, dan pengembangan.

Jika rencana tujuan tersebut telah ditetapkan, pihak manajer dapat mulai menentukan tujuan manajemen kinerja karyawan yang menjadi tanggung jawabnya.

Tujuan tersebut acap kali ditetapkan menggunakan metode SMART, yakni specific, measurable, achievable, relevant, serta time-bound.

Pada tahap tersebut, bisa pula melakukan perencanaan pada pengembangan karyawan.

2. Monitoring

Secara umum, proses monitoring hanya dilakukan sekali atau dua kali dalam setahun. Manajer perlu melakukan sejumlah cara guna memastikan, apakah beberapa tujuan yang telah direncanakan dapat diraih?

Jika nantinya ditemukan kendala pada karyawan, pihak manajer wajib membantu menyelesaikan perkara tersebut.

Jika diperlukan dan masih mungkin untuk dilakukan, manajer dapat melakukan penyesuaian kembali pada tujuan.

Pada tahap ini, tak menutup kemungkinan muncul tujuan atau target baru yang bakal ditetapkan akibat terjadinya sejumlah perubahan.

3. Reviewing

Tahap pengkajian atau reviewing dilakukan secara dua arah. Di setiap penghujung tahun, pihak karyawan dan manajemen akan berdiskusi terkait segala tujuan yang telah ditetapkan sejak awal dapat diraih dengan baik atau tidak.

Tahap ini dinilai penting karena manajer dapat melakukan sejumlah kolaborasi dengan karyawan.

Semakin besar peran pekerja, semakin terpacu dan terdorong pula mereka untuk setia bekerja pada perusahaan tersebut.

Berbagai hal yang perlu dikaji, antara lain realitas tujuan yang telah ditetapkan sejak awal dan cara karyawan bisa mendapatkan keahlian atau pengalaman baru.

4. Penghargaan

Penghargaan adalah tahap manajemen kinerja yang tak boleh dilewatkan. Sebab, reward atau penghargaan merupakan hal yang mampu meningkatkan etos dan semangat kerja dari karyawan.

Jika perusahaan tak mampu memberi penghargaan yang cukup, semangat kerja para karyawannya tentu akan berkurang dan berpotensi untuk mencari kerja di tempat lain.

Pemberian penghargaan bisa berupa peningkatan gaji atau jatah cuti, pemberian bonus, promosi jabatan, testimoni tertulis, dan banyak lagi yang lainnya.

Saat karyawan mendapatkan penghargaan, siklus manajemen kinerja dapat dimulai kembali dari tahap awal.

Satu hal yang perlu diingat, keempat siklus manajemen kinerja wajib dilakukan secara kontinyu agar memberikan dampak yang optimal.

Maksimalkan dampak manajemen kinerja

Lalu bagaimana caran memaksimalkan dampaj manajemen kinerja. Dalam keterangan tertulisnya, Kamis (1/9/2022), Talenta by Mekari membeberkan lima metode untuk memaksimalkan dampak manajemen terhadap kinerja karyawan.

1. Tingkatkan intensitas evaluasi kerja hingga beberapa kali dalam satu tahun.

2. Melakukan kegiatan OKR agar standar pencapaian pribadi dapat diselaraskan dengan tujuan dari perusahaan.

3. Mengembangkan sistem feedback atau umpan balik dari karyawan agar aktivitas monitoring dapat dilakukan dengan lebih efektif.

4. Manajer perlu menjadi pengajar atau mentor yang mampu memberi pengarahan dan latihan.

5. Mengembangkan standar untuk dijadikan sebagai indikator pada performa kinerja dengan lebih efektif.

Perbedaan manajemen dengan penilaian kinerja

Tak jarang manajemen kinerja disetarakan dengan penilaian kinerja. Padahal, penilaian kinerja adalah cara atau proses manajemen perusahaan memberikan masukan atau umpan balik yang berkaitan dengan performa atau hasil kerja karyawan agar bisa meningkat.

Selain itu, manajemen kinerja dengan penilaian kinerja memiliki beberapa perbedaan lainnya.

Syarat yang wajib dalam praktik manajemen kinerja

Saat menjalankan manajemen kinerja, terdapat sejumlah alat yang wajib dipenuhi, antara lain manajemen mutu ISO, Lean Six Sigma, Balanced Scorecard “BSC”, Malcolm Baldrige “MBNQA”, Six Sigma, dan lainnya. Namun, alat-alat itu perlu memenuhi beberapa syarat, seperti:

- Dalam merealisasikan tujuan, perusahaan perlu memiliki strategi yang jelas.

- Adanya Key Performance Indicator  (KPI) yang dapat diukur dengan cara kuantitatif, memiliki target yang akan dicapai, serta mempunyai kejelasan terhadap jangka waktu.

- Pada kontrak kerja, sejumlah tolok ukur kinerja dapat dituliskan dengan bentuk kesepakatan atau perjanjian tersebut.

- Terdapat siklus manajemen kinerja yang baku dan harus dipatuhi seluruh karyawan perusahaan, termasuk dalam hal pelaksanaan, perencanaan kinerja, pengawasan, dan evaluasi.

- Terdapat reward dan punishment guna meningkatkan serta menjamin konsistensi perusahaan.

Pantau dan evaluasi performa karyawan

Melalui penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen kinerja merupakan alat yang dapat memudahkan manajer untuk memantau serta mengevaluasi performa dari karyawannya.

Tujuan manajemen kinerja adalah menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan efektif bagi karyawan maupun perusahaan.

Dengan begitu, kemampuan perusahaan dalam mencapai target atau tujuannya dapat berjalan dengan lebih optimal, terstruktur, dan terjamin.

Kelola sistem manajemen kinerja Talenta by Mekari

Talenta adalah salah satu merek aplikasi kinerja pegawai, yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia.

Aplikasi kinerja pegawai biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Hadirnya Talenta by Mekari memberikan solusi karena menghadirkan aplikasi kinerja pegawai yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses, seperti pembayaran gaji dan absensi dalam suatu dashboard yang mudah digunakan.

Talenta menggunakan business model managed subscription. Jadi, Anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali di depan lalu pakai selamanya.

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi kinerja pegawai Talenta by Mekari akan terjamin keamanannya karena memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

Fitur Talenta by Mekari

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

- Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.

- Aplikasi presensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.

- Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.

- Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.

- Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur-fitur tersebut, human resource (HR) dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi kinerja pegawai yang terintegrasi dan berbasis online.

Tertarik mencoba Talenta secara gratis? Kunjungi Talenta.co sekarang juga!