Dispusar Gianyar Musnahkan 7.673 Lembar Arsip Inaktif

TRIBUN-BALI.COM, GIANYAR - Sebanyak 7.673 lembar atau 45 box arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna atau inaktif dimusnahkan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar, di halaman kantor setempat, Kamis 19 Oktober 2023.

Pemusnahan tersebut berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, dan persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor B-KN.00.01/213/2023.

Pemusnahan ini bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan kearsipan.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Gianyar, I Gede Suardana Putra mengatakan, pemusnahan arsip dilakukan guna mengurangi volume arsip, yang berketerangan musnah sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) sehingga dapat menghemat tempat, biaya, serta waktu.

Baca juga: Bongkar Gudang Arsip, Pegawai Non ASN Buleleng Cari Slip Gaji untuk Data Jelang Penghapusan Pegawai

Pelaksanaan pemusnahan, kata dia, difokuskan pada arsip yang telah melewati batas waktu penyimpanan dan tidak memiliki nilai guna lagi.

“Sesuai surat persetujuan dari ANRI dengan nomor B-KN.00.01/213/2023 tertanggal 14 September 2023. Jadi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sudah memberikan izin untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku,” kata Suardana.

Pemusnahan ini, kata dia, menjadi salah satu bagian penting dalam proses pengarsipan yaitu penciptaan, pengolahan dan penyusutan.

Fase pemusnahan masuk pada bagian penyusutan.

Di mana tiga tahapan ini harus berjalan beriringan.

"Tahap fase pemusnahan ini, sebenarnya melalui proses yang cukup panjang. Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, kami telah membentuk tim guna melakukan pengecekan dan penelitian terhadap arsip yang diusulkan kepada ANRI, untuk dilakukan proses pemusnahan sesuai perundang-undangan. Apabila sudah tidak lagi aktif, arsip akan dimusnahkan. Tetapi jika masih aktif, arsip tak bisa dimusnahkan," ujarnya.

“Arsip yang bersifat permanen, misalnya surat perjanjian atau akta pendirian lembaga, tidak bisa dimusnahkan karena akan menjadi bukti suatu klausul,” paparnya.

Dalam kesempatan itu, Gede Suardana juga mengajak Unit Kearsipan yang ada di OPD Kabupaten Gianyar agar melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip inaktif yang ada di unitnya, sehingga pengelolaan dan penataan arsip di Kabupaten Gianyar semakin akuntabel.

Kepala Bidang Pembinaan dan Pengelolaan Arsip Dispusar Gianyar, Ida Bagus Gede Putu Mayun menjelaskan, dalam proses pemusnahan arsip ini, menghadirkan saksi dari Bagian Hukum Setda Kabupaten Gianyar dan unsur dari Inspektorat Gianyar.

Setidaknya sekitar 7.673 lembar atau 45 box arsip, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar periode tahun 2002-2010, yang dimusnahkan.

“Pada hari ini kita memusnahkan sebanyak 7.600-an arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, termasuk arsip yang inaktif,” tandasnya. (*)

Kumpulan Artikel Gianyar