7 Manfaat Absensi Online dengan Download Aplikasi Attendance Management untuk Perusahaan

TRIBUN-BALI.COM – Dalam sebuah perusahaan, melacak kehadiran karyawan berguna untuk menilai tingkat kedisiplinan seorang karyawan.

Hingga saat ini, keterlambatan atau ketidakhadiran seorang karyawan dengan alasan tidak jelas masih menjadi salah satu masalah yang diperhatikan oleh perusahaan.

Ketika perusahaan mengabaikan masalah ini, maka produktivitas perusahaan secara keseluruhan akan terpengaruh. Oleh karena itu, perusahaan perlu untuk melacak daftar kehadiran seluruh karyawannya.

Seiring dengan perkembangan teknologi, saat ini pencatatan kehadiran karyawan bisa dilakukan secara online dengan download aplikasi attendance management.

Sebelum teknologi ini hadir, perusahaan-perusahaan biasa melakukannya secara manual menggunakan kertas atau daftar sederhana berisi nama karyawan beserta jam kehadiran mereka.

Hal ini tentu sangat tidak efektif, terlebih bagi perusahaan yang memiliki karyawan dalam skala yang besar. Tim human resource development (HRD) tentu bisa menghabiskan waktu berjam-jam ketika harus membuat laporan terkait informasi tersebut secara manual dibandingkan dengan download aplikasi attendance management.

Apa yang dimaksud dengan aplikasi presensi digital?

Aplikasi presensi digital adalah sistem pencatatan daftar kehadiran karyawan yang dapat dilakukan secara online melalui perangkat digital yang terhubung dengan koneksi internet.

Perlu untuk diketahui, sistem absensi digital saat ini juga tersedia dengan beragam fungsionalitas. Jadi, sistem ini tidak hanya akan mencatat daftar kehadiran karyawan saja, namun juga mampu membantu tim HRD untuk melakukan beberapa tugas yang lain. Beberapa diantaranya seperti:

- Menghitung total jam kerja karyawan baik secara harian, mingguan, atau bulanan.

- Melacak lokasi tim sales bekerja saat berada di lapangan.

- Mengelola jumlah cuti atau izin kerja karyawan.

- Melacak aktivitas karyawan dari layar perangkat desktopnya (screen monitoring)

- Terintegrasi dengan sistem payroll untuk memudahkan proses penggajian karyawan, dan masih banyak lagi.

Dengan berbagai fungsi tersebut tentu download aplikasi attendance management dengan fitur yang lengkap bisa memudahkan tugas-tugas HRD.

Selain itu, sistem ini juga akan menjaga produktivitas karyawan baik untuk mereka yang bekerja secara on-site, hybrid, ataupun remote.

Saat ini, sistem absensi digital tersedia dalam dua jenis. Pertama, absensi digital berbasis on premise, yaitu data-data terkait karyawan yang sudah dikumpulkan akan disimpan di dalam database dan server milik perusahaan Anda sendiri.

Kedua, absensi digital berbasis cloud, yaitu data-data terkait karyawan yang sudah dikumpulkan akan disimpan di pusat data server dari provider aplikasi presensi digital yang Anda gunakan.

Manfaat download aplikasi attendance management

Perkembangan teknologi yang semakin maju, membuat segala hal terasa semakin mudah, termasuk dalam absensi online. 

Tidak hanya memudahkan, absensi online juga sebagai upaya untuk mengatasi berbagai macam kecurangan dalam penggunaan absensi kehadiran secara manual.

Aplikasi presensi kehadiran online ini juga dinilai dapat memberikan berbagai manfaat karena mampu memaksimalkan kinerja karyawan.

Berikut adalah manfaat yang akan didapat dalam penggunaan aplikasi presensi kehadiran yang telah dirangkum oleh tribun-bali.com dari beberapa sumber.

1. Rekapitulasi lebih mudah

Data absensi kehadiran karyawan yang berisikan jam kehadiran dan keterlambatan karyawan idealnya selalu direkap secara berkala.

Apabila perusahaan masih menggunakan pencatatan data absensi kehadiran secara manual, maka proses rekapitulasi akan memakan banyak waktu. Apalagi bila ada oknum karyawan yang selalu melakukan kecurangan sehingga data absensi kehadiran menjadi tidak valid.

Dengan download aplikasi attendance management, perusahaan tidak perlu lagi repot-repot memindahkan data dari lembaran kertas ke komputer sehingga menjadi lebih mudah dan tidak lagi repot-repot membuang waktu hanya untuk rekapitulasi data absensi kehadiran.

2. Menghemat biaya pengadaan perangkat

Salah satu sarana aplikasi presensi kehadiran karyawan adalah fingerprint. Sistem ini sangat populer, tetapi perusahaan harus menyediakan anggaran khusus dalam pengadaan perangkat.

Apabila mengalami kerusakan, tentu dibutuhkan teknisi khusus untuk perbaikan dan pemeliharaan yang akan menambah kebutuhan dalam anggaran.

Oleh karena itu, menggunakan absensi kehadiran online dapat menghemat biaya. Karena hanya membutuhkan komputer atau smartphone dalam satu genggaman yang terhubung dengan internet.

3. Pemantauan secara real-time

Keunggulan download aplikasi attendance management adalah kemampuannya dalam melakukan pemantauan data secara real-time.

Dengan demikian, kehadiran dan keterlambatan dapat dipantau kapan dan di mana pun karena tidak perlu memindahkan data ke komputer atau perangkat lainnya. Sinkronisasi data pun mudah karena tersimpan secara otomatis dengan sistem cloud.

4. Perhitungan jam kerja lebih akurat

Karena bersifat real-time, download aplikasi attendance management online, maka sinkronisasi waktu setiap perangkat akan sama. Dengan demikian, waktu absensi kehadiran yang tercatat dalam sistem menjadi lebih akurat.

Tingkat akurasi dalam sistem absensi kehadiran merupakan poin utama dalam pengukuran kinerja karyawan terutama apabila perusahaan menggunakan kehadiran dan keterlambatan karyawan sebagai pedoman dalam penggajian.

5. Meningkatkan kinerja karyawan

Dengan menggunakan aplikasi presensi kehadiran online, waktu yang biasa digunakan untuk melakukan absensi kehadiran di kantor dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan saat bekerja. Dengan demikian, waktu menjadi efisien dan tidak terbuang sia-sia.

6. Mempermudah analisa kinerja karyawan

Download aplikasi attendance management memberikan data real-time yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan evaluasi dan menganalisa kinerja karyawan.

Hal ini dikarenakan dengan download aplikasi attendance management akan langsung menyimpan data kedatangan karyawan dalam database perusahaan.

Dengan demikian, memungkinkan untuk tidak perlu lagi melakukan rekap absensi kehadiran untuk karyawan yang tidak bekerja di kantor. Data-data ini dapat digunakan oleh perusahaan sebagai salah satu poin penilaian karyawan.

7. Mengurangi potensi kecurangan karyawan

Data dari aplikasi presensi kehadiran online akan diolah secara langsung atau real-time, sehingga hasilnya akan sesuai dengan data dari mesin absensi kehadiran kantor.

Hal ini tentu dapat mengurangi potensi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan pada data absensi kehadirannya.

Absensi kehadiran online ini juga dapat mengurangi potensi kecurangan titip absen karena setiap karyawan memiliki akun masing-masing sehingga tidak mungkin digunakan orang lain.

8. Pemantauan kinerja karyawan dapat dilakukan secara real-time

Perusahaan dapat memantau kinerja karyawan di manapun secara real-time melalui dashboard yang telah disediakan.

Hal ini biasanya dilakukan oleh manajer yang memiliki banyak petugas lapangan, seperti cleaning service, teknisi, kontraktor dan lainnya yang lebih banyak melakukan pekerjaan di luar ruangan dengan tujuan agar kinerja petugas lapangan dapat maksimal.

Ada banyak petugas lapangan yang seharusnya dalam satu hari dapat melakukan kunjungan ke sepuluh lokasi customer.

Namun, ketika tidak dilakukan pemantauan, misal petugas hanya melakukan kunjungan ke lima lokasi saja, hal ini tentu saja merugikan perusahaan. Alhasil kepercayaan customer akan menurun, serta kualitas pelayanan perusahaan juga menjadi menurun.

9. Mobilitas dan efisiensi tinggi

Bisa dibayangkan ketika jarak kantor dan lokasi kerja 20 kilometer (km), maka karyawan diharuskan untuk datang ke kantor terlebih dahulu kemudian baru ke lokasi pekerjaan. Cara tersebut akan menghabiskan waktu berapa lama untuk menyelesaikan pekerjaan saja?

Namun, dengan download aplikasi attendance management, karyawan dapat mengaksesnya di mana dan kapan pun menggunakan smartphone. Mereka tidak perlu datang ke kantor terlebih dahulu kemudian antri dan membuang-buang waktu yang cukup banyak untuk melakukan absensi.

Cukup langsung datang ke lokasi kerja yang telah ditentukan, kemudian melakukan absensi di smartphone masing-masing karyawan dan dapat langsung melakukan pekerjaan. Mudah bukan?

Beberapa manfaat di atas dapat perusahaan Anda dapatkan apabila download aplikasi attendance management.

Salah satu rekomendasi dalam memilih aplikasi absensi online adalah menggunakan aplikasi presensi kehadiran milik Talenta yang sudah terpercaya dan menjadi pilihan banyak perusahaan terkemuka di Indonesia.

Talenta adalah salah satu merk human resources information system (HRIS), yakni software atau perangkat lunak untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan untuk mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi kehadiran, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self-service sehingga dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Tak hanya itu, fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail, sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta by Mekari salah satunya adalah memiliki fitur yang sangat banyak dan berlimpah, mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan.

Berikut detail fiturnya kenapa Anda harus download aplikasi attendance management Talenta by Mekari:

-   Fitur payroll. Fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.

-   Fitur manajemen waktu. Dalam fitur ini tim HRD perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.

-   Fitur absensi mobile. Pada fitur ini seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Selain itu, fitur ini juga memudahkan tim HRD dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.

-   Fitur database karyawan. Pada fitur ini dapat membantu HRD dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan bot ketika memberikan keluhan atau komplain, customer service dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon, sehingga Anda bisa  mendapatkan harga yang lebih murah dari harga normal.

Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka, tetapi memiliki anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering work from home (WFH), download aplikasi attendance management menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya sehingga sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai download aplikasi attendance management, Anda bisa langsung mengunjungi laman website resminya berikut ini dan memilih layanan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.