5 Alasan Mengapa Perusahaan Harus Beralih ke Aplikasi Presensi Terbaik Online

TRIBUNBALI.com – Setiap perusahaan saat ini membutuhkan sistem presensi terbaik. Sebab, aplikasi presensi terbaik dapat membantu perusahaan mengelola manajemen kehadiran karyawan.

Kehadiran karyawan merupakan salah satu aspek penting dalam perusahaan. Maka dari itu, diperlukan sebuah aplikasi presensi terbaik untuk melaporkan atau mendata kehadiran para karyawan.

Aplikasi presensi dianggap lebih efektif karena sistem presensi menggunakan fitur pendataan karyawan berbasis online dengan menggunakan ponsel pintar masing-masing.

Dengan begitu, Karyawan dapat dengan mudah melakukan presensi kapan pun dan di mana pun tanpa perlu repot datang ke kantor.

Aplikasi presensi juga dianggap lebih efisien dibandingkan presensi menggunakan mesin fingerprint yang terkadang memiliki kendala, yakni mengharuskan karyawan melakukan presensi di tempat.

Selain itu, aplikasi presensi lebih efisien karena telah terbukti biaya investasi mesin fingerprint cukup berat bagi beberapa perusahaan. Maka dari itu, pemilihan aplikasi presensi terbaik menjadi solusi bagi perusahaan.

Lantas, apa saja keunggulan dan cara kerja mesin aplikasi presensi? Yuk, simak penjelasan berikut!

Peran penting aplikasi sebagai sistem presensi terbaik

1. Sebagai alat perhitungan gaji karyawan

2. Sebagai alat perekam kehadiran karyawan

3. Sebagai alat pertimbangan izin cuti karyawan

Alasan harus beralih ke aplikasi presensi terbaik online

1. Keakuratan dan kecepatan data

Dengan menggunakan aplikasi presensi terbaik berbasis online, data presensi atau kehadiran, baik jam, tanggal, atau hari tertentu dapat diakses tanpa adanya perubahan.

Hal itu terjadi karena ada sistem kunci yang digunakan setiap harinya. Baik pemimpin maupun karyawan juga dapat mengaksesnya di waktu itu juga tanpa harus menunggu jam kerja kantor selesai.

Aplikasi presensi terbaik online juga dapat mengakses data mengetahui karyawan yang izin cuti, sakit, maupun karyawan yang tidak masuk tanpa keterangan.

Pasalnya, aplikasi presensi online memungkinkan setiap karyawan mengajukan izin atau cuti yang bersifat mendadak, seperti ketika kecelakaan atau sakit.

Dengan begitu, informasi izin,sakit, ataupun cuti dapat diketahui perusahaan pada saat itu juga.

2. Hanya bermodalkan smartphone dan jaringan internet

Selanjutnya, keuntungan beralih dari presensi manual ke aplikasi presensi online adalah kemudahan yang ditawarkan, yakni hanya bermodalkan smartphone dan jaringan internet yang memadai.

Jika setiap karyawan memiliki ponsel pintar, maka perusahaan hanya bermodalkan WiFi atau jaringan internet saja.

Baik tim human resource development (HRD) maupun karyawan dapat mengakses aplikasi ini di mana saja dan kapan saja untuk membuka laporan tentang kehadiran, seperti ketika pimpinan perusahaan membutuhkan.

3. Analisis kinerja karyawan

Aplikasi presensi karyawan berbasis online pasti memiliki data yang akurat. Dengan begitu, perusahaan semakin mudah memonitor kinerja karyawan dan melakukan evaluasi kinerja.

Data presensi yang telah direkam secara lengkap dengan waktu kehadiran juga dapat direkap langsung tanpa harus menunggu.

Dengan begitu, evaluasi kinerja karyawan dapat dilakukan dengan analisis pola-pola kehadiran karyawan yang dapat dihubungkan dengan kondisi dan situasi sosial yang sedang terjadi.

4. Mengurangi biaya operasional mesin fingerprint

Perusahaan yang memiliki jumlah karyawan banyak tentu memerlukan lebih dari satu titik guna meletakkan mesin fingerprint.

Jika terjadi penumpukan kehadiran karyawan pada pintu masuk perusahaan, hal ini tentunya menyebabkan biaya pengeluaran membludak.

Apalagi, perusahaan harus memperhatikan biaya operasional perawatan mesin. Maka dari itu, penggunaan aplikasi presensi terbaik karyawan berbasis online dapat meminimalkan hal tersebut.

5. Mengurangi potensi kecurangan data

Aplikasi presensi online memiliki data secara realtime. Aplikasi ini dapat merekam waktu kehadiran karyawan pada menit ataupun detik itu juga.

Aplikasi presensi online juga mengurangi potensi kecurangan lainnya, yaitu titip absen. Dalam hal ini, aplikasi presensi terbaik berbasis online telah menyediakan akun dan kata sandi yang berbeda untuk setiap karyawan.

Dengan begitu, data yang dimiliki karyawan tidak akan sama karena akun pribadi masing-masing karyawan tidak bisa dipakai karyawan lain.

Sesuai dengan kemajuan zaman, aplikasi presensi karyawan berbasis online juga telah dilengkapi dengan sistem geotagging.

Geotagging adalah sistem yang mampu merekam data seperti pengambilan foto, jam, titik lokasi, dan lainnya.

Sistem tersebut dapat mencegah karyawan memanipulasi data dengan mudah. Sistem ini efektif untuk meminimalkan kecurangan data presensi kehadiran yang dilakukan karyawan yang tidak bertanggung jawab.

Persiapan menggunakan aplikasi presensi terbaik

1. Layanan internet yang memadai.

2. Sistem kebijakan perusahaan yang mendukung.

3. Menyediakan akun khusus perusahaan.

4. Melakukan sosialisasi kebijakan kepada karyawan.

5. Menyiapkan dana untuk implementasi.

Fitur yang terdapat aplikasi presensi terbaik online

1. Fitur presensi dilengkapi dengan time tracker

Salah satu fitur yang terdapat aplikasi presensi online adalah fitur time tracker. Fitur ini membuat presensi karyawan tercatat dengan baik dalam aplikasi dan dapat terinput pada bagian manajemen aplikasi presensi online.

Fitur time tracker bisa melacak ketertiban dan ketepatan waktu presensi dalam kurun waktu tertentu.

Jadi, apabila karyawan datang pada waktu awal ataupun pada waktu yang mepet dengan jam masuk kerja atau bahkan terlambat, semua itu akan terbaca pada aplikasi presensi terbaik online.

2. Fitur pengajuan izin dan cuti

Jika pada umumnya karyawan menggunakan presensi manual atau konvensional saat mengajukan izin dan cuti, aplikasi presensi online menawarkan cara baru.

Sebab, aplikasi presensi online tersedia juga fitur pengajuan izin dan cuti yang dapat dilakukan dengan mudah dan praktis.

Dari aplikasi presensi terbaik online itu, HRD akan mengetahui bahwa karyawan telah mengajukan cuti sehingga bisa memberikan persetujuan.

Dengan begitu, proses pengajuan cuti pun menjadi lebih efisien karena karyawan yang meminta cuti tidak perlu bertatap muka ataupun menulis surat cuti pada selembar kertas.

Apalagi, saat era work from home (WFH) ketika karyawan dapat mengajukan cuti hanya dari rumah dengan menggunakan aplikasi presensi online.

Fitur yang tak kalah menarik dari aplikasi presensi online adalah fitur izin yang membantu karyawan jika sedang ada halangan atau kepentingan mendadak. 

Karyawan tidak perlu izin menggunakan aplikasi perpesanan pribadi karena aplikasi ini dilengkapi fitur izin yang mudah dilakukan secara online.

3. Fitur slip gaji

Aplikasi presensi terbaik online juga memiliki fitur slip gaji sehingga memudahkan karyawan jika ingin mengakses slip gaji digital.

Slip gaji digital ini tak hanya memudahkan karyawan, tetapi juga memudahkan HRD untuk menyampaikan rincian gaji kepada para karyawan.

Dengan begitu, HRD tidak perlu mencetak rincian gaji dan tidak perlu mendistribusikannya satu per satu.

Pemberian slip gaji secara digital juga menguntungkan para karyawan karena mereka dapat melihat slip gaji tanpa khawatir akan hilang. Bahkan, slip gaji digital dapat disimpan dan diakses kapan pun.

4. Fitur presensi keseharian perjalanan dinas

Aplikasi presensi online sangat fleksibel karena dapat digunakan untuk segala jenis presensi. Aplikasi ini dapat diatur untuk presensi harian, presensi lembur, maupun presensi untuk perjalanan dinas.

Sebab, seperti disebutkan di atas, aplikasi ini menyediakan fitur pelacak lokasi dan GPS. Pelacakan lokasi adalah satu kebutuhan yang digunakan untuk memantau karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas.

Fitur pelacakan lokasi ini untuk karyawan yang sedang dalam perjalanan dinas terbukti memberikan kemudahan bagi HRD untuk memantau perjalanan atau aktifitas karyawan selama perjalanan dinas secara realtime.

Selain itu, fitur GPS dapat membuat HRD memantau lokasi karyawan yang sedang dalam perjalanan dinas.

Hal itu juga bisa meminimalkan kecurangan jika ada karyawan yang dengan seenaknya mengisi presensi kehadiran di sembarang tempat.

Tips memilih aplikasi

1. Pilihlah sesuai kebutuhan perusahaan.

2. Perhatikan jumlah karyawan yang ada dalam perusahaan.

3. Perhatikan fitur dan layanan yang diberikan pada aplikasi tersebut.

4. Sesuaikan harga aplikasi dengan anggaran yang dimiliki.

Kesimpulan

Aplikasi presensi berbasis online merupakan sistem terobosan terbaru dalam sistem pendataan presensi karyawan.

Metode tersebut merupakan sistem absen yang dinilai memberikan hasil yang lebih efisien dibandingkan dengan sistem absen manual. Buktinya dapat dilihat dari hasil output yang dihasilkan.

Selain dapat menekan biaya pengeluaran, aplikasi online ini membantu kerja HRD dalam melakukan perhitungan kehadiran hingga penggajian karyawan.

Tak hanya itu, aplikasi presensi online memberikan kemudahan bagi karyawan yang memiliki sistem kerja remote working.

Sebab, para karyawan bisa dengan mudah melaporkan dan mempertanggungjawabkan kehadirannya tanpa perlu repot datang ke kantor.

Sebagai contoh, HRD dapat menggunakan aplikasi presensi Talenta yang memiliki banyak keuntungan, seperti melihat data presensi dan report karyawan, melakukan approval presensi, lembur, cuti, maupun izin, dapat mengunduh data presensi, lembur, cuti, maupun izin lainnya, serta dapat melihat statistik harian karyawan.

Selain itu, fitur-fitur yang disediakan dalam aplikasi online Mekari Talenta juga sangat lengkap sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

Sebagai contoh, fitur payroll yang dapat membantu perusahaan menghitung payroll karyawan setiap bulannya.

Ada juga fitur manajemen waktu yang membantu perusahaan dengan mudah melakukan proses cuti dan lembur untuk karyawan.

Fitur presensi mobile yang memudahkan karyawan dapat melakukan presensi kapan dan di mana saja juga memiliki fitur database karyawan sehingga membantu perusahaan dalam proses pengelolaan data karyawan.

Dengan adanya aplikasi Talenta, karyawan dapat dengan mudah melakukan segala kepentingan yang berhubungan dengan presensi.

Aplikasi Mekari Talenta juga dapat membuat sistem presensi lebih teratur dan lebih cepat dari presensi manual.

Mekari Talenta dapat diakses dengan mudah di mekari.com.Tunggu apa lagi? Yuk, gunakan aplikasi presensi Mekari Talenta sekarang juga!