Presensi Model Fingerprint vs Online, Mana yang Lebih Baik?

TRIBUNNEWS.com – Apa Anda tahu perbedaan antara aplikasi presensi online dengan fingerprint? Secara umum, keduanya mempunyai fungsi yang sama, yaitu sistem yang digunakan perusahaan untuk memonitor kehadiran karyawan.

Kedua alat yang sudah terintegrasi secara digital tersebut juga dinilai lebih baik dibandingkan dengan sistem presensi manual yang masih menggunakan buku kehadiran.

Pada presensi manual, karyawan harus mencantumkan tanda tangannya sebagai salah satu sata kehadiran. Sementara itu, karyawan tinggal membubuhkan jari pada mesin atau aplikasi lewat aplikasi presensi online.

Aplikasi presensi kehadiran agar karyawan lebih disiplin

Mempunyai karyawan yang disiplin adalah aset yang berharga bagi keberlangsungan perusahaan. Kehadiran aplikasi presensi juga bisa membantu perusahaan menilai tingkat kedisiplinan dari beberapa aspek.

Sebagai contoh, perusahaan bisa mengetahui tingkat ketepatan waktu pada saat menyelesaikan pekerjaan, tugas yang sesuai penerapan standar-standar yang berlaku, sampai ke hal terkecil sekalipun.

Selain itu, penggunaan sistem aplikasi presensi akan menjadi salah satu metode yang populer di masa mendatang.

Sebab, sistem pendataannya dilakukan menggunakan data yang unik, yaitu dengan menggunakan sidik jari para karyawan sehingga dinilai akan jauh reliable.

Dengan menggunakan metode tersebut, perusahaan memerlukan mesin yang telah terprogram untuk dapat mengenali sidik jari karyawan sehingga bisa dipergunakan dengan baik.

Meski begitu, penggunaan dari metode fingerprint tidak begitu efektif jika perusahaan mempunyai banyak karyawan yang bekerja di lapangan dan jarang pergi ke kantor.

Banyak waktu, tenaga, dan biaya yang terbuang ketika karyawan diharuskan pergi ke kantor lalu ke lapangan. Ini juga bisa menjadi kendala bagi karyawan dan perusahaan karena tidak efisien.

Dewasa ini, perusahaan bisa menggunakan metode lain yang bisa memastikan karyawan tetap menjaga kehadiran dengan tepat waktu.

Metode inilah yang disebut sebagai aplikasi presensi kehadiran online yang menggunakan aplikasi khusus.

Perbedaan aplikasi presensi: fingerprint vs online

Berikut ini adalah kelebihan penggunaan fingerprint jika dibandingkan dengan presensi online.

1. Fingerprint cegah kecurangan

Pertimbangan pertama menggunakan aplikasi presensi adalah untuk meminimalkan tindak kecurangan.

Sebab, metode ini bisa menghindari tindakan para karyawan yang memalsukan data presensi mereka. Karyawan  pun tidak lagi dapat menitipkan presensi mereka saat sedang terlambat atau bolos kerja.

Selain itu, ada juga proses verifikasi kehadiran yang dilakukan mempergunakan sidik jari masing-masing.

2. Meningkatkan kedisiplinan

Menggunakan aplikasi presensi kehadiran dinilai bisa meningkatkan kedisiplinan karyawannya secara tidak langsung.

Sebab, karyawan dapat menggunakan waktu mereka dalam bekerja lebih bijak sesuai kesepakatan dalam kontrak kerja.

Selain itu, data presensi karyawan bisa dijadikan sebagai salah satu bahan terhadap tingkat penilaian terhadap karyawan sehingga memacu motivasi mereka agar selalu disiplin.

Kekurangan fingerprint

Berikut ini adalah kekurangan penggunaan fingerprint jika dibandingkan dengan presensi online.

1. Maintenance dan infrastruktur relatif mahal

Aplikasi presensi memakan biaya yang terbilang cukup tinggi pada saat pertama kali pemasangan.

Sebagai contoh, biaya pembelian fingerprint harus mencukupi semua karyawan dan beberapa tempat di wilayah kantor.

Di samping itu, proses pemasangan dan instalasi pada mesin tersebut butuh biaya tambahan. Kelak, perusahaan akan menyadari perbedaan aplikasi presensi kehadiran online dan fingerprint, dari segi harganya.

Pembiayaan berikutnya biasanya muncul pada saat hendak melakukan maintenance pada mesin fingerprint tersebut secara rutin.

Maintenance atau perawatan rutin tersebut memang diperlukan supaya mesin presensi bisa bekerja dengan baik. Apalagi pada bagian scanner yang memiliki fungsi yang digunakan dalam identifikasi sidik jari.

Sebab, kelemahan aplikasi presensi adalah proses melakukan identifikasi ketika melakukan pemindaian sidik jari. Scanner yang bermasalah tidak akan bisa mengidentifikasi kehadiran karyawan.

Selain itu, mesin scanner yang sudah mengalami penurunan fungsi atau tidak akan begitu sensitif pada saat melakukan pendeteksian sidik jari yang tipis juga akan memakan biaya perbaikan lagi. 

2. Penarikan data yang masih dilakukan manual

Data yang terdapat pada mesin fingerprint merupakan data yang bersifat elektronik. Namun, data ini biasanya berbentuk dalam file spreadsheet yang perlu secara manual.

Kondisi itu pun bisa merepotkan jika suatu saat jika perusahaan memerlukan pelaporan secara real-time.

Kelebihan aplikasi presensi online dibandingkan fingerprint

Berikut ini adalah kelebihan aplikasi presensi online jika dibandingkan dengan fingerprint.

1. Pembiayaan maintenance dan infrastruktur relatif murah

Aplikasi presensi online memungkinkan setiap karyawan mengunduhnya secara gratis melalui Google Play Store atau App Store dari smartphone masing-masing.

2. Adanya integrasi data dengan aplikasi HRIS

Aplikasi presensi online bisa terintegrasi menggunakan aplikasi human resource information system (HRIS).

Hal itu membuat data presensi karyawan akan terekam sehingga dapat masuk ke dalam aplikasi tersebut secara otomatis tanpa memerlukan tindakan pemindahan data yang dilakukan secara manual.

3. Mempermudah fleksibilitas dan kebutuhan remote working

Penggunaan aplikasi presensi kehadiran online bisa mempermudah pengelolaan karyawan yang mempunyai jam kerja fleksibel.

Sebagai contoh, karyawan selama masa pandemi banyak yang bekerja dari rumah atau remote working. Ini membuat aplikasi presensi kehadiran online sangat penting karena mereka tidak lagi perlu datang ke kantor hanya untuk melakukan presensi.

4. Punya tingkat akurasi lebih tinggi

Aplikasi presensi online akan mencatat data lokasi dan waktu check out dan check in dengan lebih akurat.

Hal tersebut karena aplikasi ini menggunakan fitur seperti halnya GPS tracking dan clock pada masing-masing gawai.

Apa kekurangan dari presensi online?

Kekurangan aplikasi presensi online bergantung dari kamera gawai yang dipunyai karyawan.

Sebab, pencatatan kehadiran memerlukan proses dengan mempergunakan swafoto untuk melakukan identifikasi lokasi, identitas, dan waktu kehadiran.

Selain itu, aplikasi presensi online akan bermasalah jika karyawan melakukan proses pencatatan kehadiran di tempat dengan keterbatasan sinyal internet.

Maka dari itu, banyak sekali aplikasi HRIS yang digabungkan dengan aplikasi presensi kehadiran.

Kesimpulan

Setelah mengetahui perbedaan aplikasi presensi  online dan fingerprint, apakah Anda sudah terbayang mana yang lebih menguntungkan?

Pertimbangan perusahaan dalam menerapkan kebijakan yang efisien tentu harus menyesuaikan kondisi pekerjaan karyawan.

Sebagai contoh, aplikasi presensi kehadiran seperti Mekari Talenta berusaha memberikan kesempatan perusahaan maupun karyawan untuk menjalankan tugasnya dengan praktis.

Talenta adalah salah satu merk HRIS, yakni perangkat lunak untuk manajemen sumber daya manusia.

Perangkat lunak HRIS bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, presensi, dan performance appraisal.

Talenta menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service. Fitur ini dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

Contohnya adalah fitur payroll dan komponen pembayaran, seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lainnya. Dengan aplikasi ini, perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan lain dari Mekari Talenta

Berikut adalah kelebihan dari aplikasi presensi yang ditawarkan Mekari Talenta. 

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Fitur yang disajikan Mekari Talent mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan.

Sebagai contoh, fitur payroll bisa membantu perusahaan menghitung dan membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll akan lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.

Ada juga fitur manajemen waktu yang bisa membuat tim HR perusahaan melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lembur lebih mudah.

Kemudian, fitur presensi mobile bisa membuat seluruh karyawan melakukan presensi dengan mudah kapan dan di mana saja.

Fitur itu juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada presensi karyawan sewaktu-waktu.

Ada pula fitur database karyawan yang dapat membantu HR melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan, mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci. Bahkan, perusahaan bisa membuat rumus cuti dan rumus denda sendiri.

3. Tim support yang efektif dan responsif

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain karena customer service (CS) dari Talenta sigap membantu dalam hitungan menit.

Apalagi, dengan kondisi karyawan lebih sering work from home (WFH) sekarang, menggunakan Talenta akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur tersebut, pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan pun jauh lebih baik dan lebih optimal.

Talenta dapat diakses dengan mudah di Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.