Dispusar Gianyar Musnahkan 20.518 Lembar Arsip Inaktif

TRIBUN-BALI.COM, GIANYAR - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar memusnahkan 20.518 lembar atau 49 box arsip inaktif (tak diperlukan) periode 2011 sampai 2016 di Kantor Dispusar Gianyar, Jumat 22 November 2024. 

Pemusnahan ini dilakukan guna mengurangi jumlah arsip serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan amanat Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Pemusnahan arsip ini juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab, sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna.

Pemusnahan arsip ini menghadirkan saksi dari Bagian Hukum Setda Kabupaten Gianyar dan unsur dari Inspektorat Gianyar.

Baca juga: Sekda Gianyar Minta OPD Serius Kelola Arsip Daerah, Demi Wibawa Dan Pemerintahan Bersih

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Gianyar, I Gede Suardana Putra mengatakan, pemusnahan arsip dilakukan guna mengurangi volume arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA), sehingga dapat menghemat tempat, biaya, serta waktu. 

Pelaksanaan pemusnahan difokuskan pada arsip yang telah melewati batas waktu penyimpanan dan tidak memiliki nilai guna lagi.

Kata dia, pemusnahan arsip inatif ini menjadi salah satu bagian penting dalam proses manajemen kearsipan yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. 

Penyusutan salah satunya yaitu memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna serta merupakan satu cara untuk mengurangi jumlah arsip, sehingga tercipta efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi.

Tahap pemusnahan ini, ujarnya, sebenarnya melalui proses yang cukup panjang. 

Sebelum dilakukan pemusnahan arsip, Dispusar telah membentuk tim guna melakukan pengecekan dan penelitian terhadap arsip yang akan diusulkan untuk dilakukan proses pemusnahan sesuai perundang-undangan. 

Apabila sudah melewati batas yang diatur melalui Perbub Nomor 28 Tahun 2023 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan berketerangan musnah, maka arsip akan dimusnahkan sesuai aturan yang berlaku. 

Tetapi jika masih aktif, arsip tak bisa dimusnahkan dan akan diselamatkan (disimpan). 

“Jadi arsip yang dimusnahkan itu, arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna,” kata Gede Suardana.

Lebih lanjut, Gede Suardana juga mengajak perangkat daerah selaku pencipta arsip di Kabupaten Gianyar agar melaksanakan pemusnahan arsip sesuai yang diatur dalam Perbub Nomor 28 Tahun 2023 tentang JRA. 

"Arsip yang berketerangan musnah apabila tidak dimusnahkan ibarat kita menyimpan barang yang sudah tidak berguna, sehingga membutuhkan biaya perawatan, susah dalam penemuan kembali, memerlukan SDM, tempat dan ruang penyimpanan, menimbulkan gangguan kesehatan. Sehingga pengelolaan dan penataan arsip di Kabupaten Gianyar semakin akuntabel,"

"Kami selaku lembaga pembina kearsipan siap untuk mendampingi apabila OPD ada rencana untuk memusnahkan arsipnya,” tutupnya. (*)

Kumpulan Artikel Gianyar