Contohnya, bila ada pegawai atau karyawan yang tidak berangkat kerja karena cuti, sakit atau izin, maka sistem secara otomatis akan mencatatnya.

Selain itu, sistem juga akan memotong gaji karyawan secara otomatis berdasarkan jumlah hari saat tidak masuk kerja. Dalam kondisi ini, bagian HR hanya perlu memantau dan memastikan apakah data yang tercatat sesuai dengan kenyataan yang terjadi.

2. Meminimalisasi kesalahan

Sistem penggajian pegawai yang telah terintegrasi pada aplikasi gajian juga akan meminimalisir kesalahan atau human error.

Kesalahan tersebut, khususnya dalam hal perhitungan karena penggajian pegawai telah dilakukan secara otomatis.

3. Pengaturan dapat disesuaikan dengan kebutuhan

Setiap perusahaan biasanya mempunyai sistem penggajian yang berbeda-beda untuk karyawan.

Dengan software payroll, Anda dapat memilih fitur yang dibutuhkan untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Namun, alangkah lebih baik jika Anda memilih software dari vendor atau pengembang terpercaya agar mendapatkan support dalam penggunaan perangkat lunak ini.

4. Memudahkan dalam proses penyusunan formulir pajak

Selain mengatur penggajian, sistem payroll juga mempunyai fitur penyusunan formulir pajak. Seperti diketahui, gaji karyawan juga dapat terkena pajak apabila mencapai nilai tertentu.

Setelah semua data yang diperlukan sudah dimasukkan, sistem payroll akan membuat dan mengirimkan formulir pajak ke pihak yang membutuhkan.

5. Mengetahui laporan gaji

Selain perusahaan, sistem penggajian juga mempunyai manfaat untuk karyawan. Melalui sistem ini, mereka dapat mengetahui apa saja komponen dalam upahnya secara terperinci.

Sistem penggajian akan mengirimkan slip gaji secara otomatis yang memuat berbagai info, seperti gaji pokok, insentif, tunjangan, uang lembut, potongan, hingga iuran atau asuransi. Informasi lengkap ini dapat menjadi salah satu motivasi karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka.

Regulasi sistem penggajian pegawai di Indonesia

Payung hukum sistem penggajian di Indonesia sendiri diatur dalam PP Nomor 78 Tahun 2015 yang mengharuskan perusahaan untuk menaatinya.

PP Nomor 78 Tahun 2015 tersusun atas 66 pasal mengenai sistem penggajian pegawai.

Hal penting yang dimuat dalam peraturan tersebut adalah tentang komponen gaji dengan penyusunan gaji pokok atau tetap, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap.

Sementara itu, dasar penetapan upah pegawai dimuat dalam PP Nomor 78 Tahun 2015 Pasal 12 yang berbunyi penggajian ditentukan berdasarkan satuan waktu.